Выставление счетов клиентам

Поделитесь, пожалуйста, опытом по выставлению счетов клиентам за предоставленные услуги. Можно ли счета клиентам выставлять в электронном виде, например высылая по e-mail? Нужто ли обязательно распечатывать выставленные счета для себя? Или можно их хранить в компьютере и в случае проверки, например, показать в таком виде?

Про счета в электронном виде читайте правила КМ об организации бухучета. там есть требования к программам, используемым для ведения учета только в электронном виде: хранение, архивирование, защита от исправлений, стираний и пр.

Если можете обеспечить, то можете и не печатать.

Одним екселем едва ли не обойдетесь.

Хранение, архивирование, защиту от исправлений, стираний возможно только специальными бухгалтерскими программами обеспечить, наверное.Экселем видно и правда не обеспечить такого.

По поводу счетов в электронном виде- Вы можете их не подписывать, если Вы можете завизировать их электронной подписью. В противном случае от Вас дебиторы будут требовать оригинал счета. Плюс ко всему все счета на услуги (по крайней мере так делаю я) нужно подкреплять актами об их исполнении (услуг), так что я сразу собираю подписанные и заверенные документы. И вообще я стараюсь по возможности все хранить в распечатанном виде, не смотря на обьемы, спится спокойнее:)

Странно, а к счетам за услуги интернета и прочей связи нам никто никаких актов сдачи не шлёт. Абыдно! 🙂 И я за услуги аренды никому актов сдачи не шлю, бяка такая. 🙂

Ну тут такой вопрос - услуги то разные бывают, а как, например, Вы докажете факт рекламы или, например, консультацию?! Будуте налоговикам про честное слово рассказывать? Любое подтверждение (бумажка) в нашей работе лишней не будет никогда! Да и присяжные требуют того же. А на аренду у Вас договор имеется и факт того, что у Вас структурная единица зарегистрирована.

Ну так Ef тоже не написала, какого рода услуги будут.

А что может акт доказать? Такая же бумажка, как и счет.

А вместе будут уже две бумажки: счет и акт. 🙂

Мы выставляем счета клиентам за предоставленные интернет услуги. Количество клиентов постепенно растет и количество счетов соответственно тоже. Насчет акта это наверное хорошо, но в нашем случае нереально. Думаем, как избавится от бумажек - счетовб а если еще бумажка-акт, то это уже типография и архив получится.

Хранить счета можно в pdf-формате, отправлять по е-mail, если на то согласен получатель. Раньше счета формировали в программе, сейчас делаем экспортный файл счетов. Сам счёт в Word или openoffice (легко изменяемый по тексту, логотипу, сообщениям и т.д. без участия программиста), к этому шаблону привязывается файл счетов и печатается, либо на бумаге, либо в pdf. В последнем случае легко отправляется по интернету и хранится.

Насколько правильно с точки зрения ВИДа в случае проверки хранение счетов в pdf формате или нужно их распечатывать? кАк ЭТО ДЕЛАЕТЕ вЫ,Makssoft?

В каком формате хранить счета не имеет значения. Пдф больше нужен для получателя, чтобы не сбилось что-нибудь при передаче или клиент сам не подправил, а потом бы не утверждал, что "не был, не состоял, не участвовал".

Для вас важнее, чтобы нельзя было вырубить топором то, что один раз на учет попало. Голые файлы замечательно стираются, исправляются, добавляются.

Для этого и нужна программа, отвечающая упомянутым выше правилам. Готовые формы счетов даже хранить и необязательно. Можно генерировать их при необходимости и из самой программы.

Если счетов у вас много и их количество будет расти, то лучше подумать о приобретении соответствующего бухгалтерского софта.

Да, видно к софту все и идет...

Не нужно для себя распечатывать, храните в пдф, ведь распечатать можно в любой момент. Если в пдф-файле много счетов поиск, например, по номеру счёта тоже очень быстро работает. Для себя хранение в неизменном формате тоже очень хорошо, в базе данные можно поменять (хотя всегда должно быть видно кем, когда), а пдф-счета незыблемы :).