Для водителей это в принципе невозможно

У нас есть объявление как раз в начале года. Но не подписываем график общий.
Как быть если в течении года появляются новые сотрудники? они тоже подписывают график?
А заявления самое верное, говорила с инспектором из трудовой на проверке, он подтвердил что личное заявление от сотрудника самое верное, нежели общие заявления / распоряжения на всех сразу.
Я хотела минимилизировать кол-во бумаг, не получается.
Кстати, трудовая инспекция на консультации по телефону подтвердила, что если объявление о графике отпуска доступно всем на предприятии ( а у нас висит в каждом отделе), то это считается, что сотрудник ознакомлен и подписи не нужны.

В чем, в данном случае , ухудшение условий для работника, не дали обмануть работодателя и своих коллег? Я считаю, что не должно быть преимуществ у одних работников перед другими, если оба уходят в отпуск на неделю, но один пишет 7 дней в заявлении, а второй 5. У меня такой умник один, он , беря отпуск на две недели, пытался все выходные вычеркнуть, 10 дней.

Если работа по графику и выходные по графику, строго как в заявлении, пять дней отпуска, шестой на работу. Если график работы обычный, с понедельника по пятницу и два выходных, то следующие два дня вполне законно считать календарными днями отпуска. А чтобы не было желания спорить и искушения брать три раза по пять и один раз тринадцать, указать в правилах внутреннего распорядка порядок предоставления и учёта календарных дней отпуска.
Я приказы всегда пишу, потому что в них указывается кто заменяет отсутствующего работника и подписи о том, что ознакомился две.

Осталось только доплачивать за замену. А так это самый идеальный вариант.

Нет. Вы наверное не так меня поняли.
Имела ввиду, работник написал заявление за свой счет отпуск допустим с понедельника по субботу при нормальном рабочей неделе, я в приказе укажу с понедельника по пятницу. Ну это как пример того случая когда у меня в распоряжении период не совпадает с заявлением. Не уместно мне было написать это к теме оплачиваемых отпусков.
Касаемо оплачиваемых отпусков, то поэтому и "заставляю" писать всех в календарных днях, чтобы не было путаницы. И для всех одинакого, что для администрации, что для работников из любого другого отдела.
Я же потому и подняла этот вопрос, чтобы как раз не было вот этого одному 7 кал. дней, другому 5, что неуместно писать заявление в календарных днях...

У Вас индивидульный случай. Замена и нужны подписи и для других оснований также.
В основном просто отпуск и все. Тем более когда коллективный, все уходят в отпуск.