Uzņēmums reprezentācijas tāmi sagatavo katram atsevišķam pasākumam vai pasākumu grupai. Izdevumus nosaka ar uzņēmuma vadītāja apstiprināto kārtību (rīkojumu). Reprezentācijas izdevumu tāmi paraksta uzņēmuma vadītājs un galvenais grāmatvedis. Tāmi precizē, ja tas ir nepieciešams vai ja izdevumi pārsniedz plānotos.
Tāmei jāpievieno attaisnojuma dokumenti, kas pamato uzskaitītos izdevumus (preču pavadzīmes, čeki, kvītis u.c.) un jāsastāda akts par izdevumu norakstīšanu.
Aktā jāuzrāda šādi rekvizīti:
- pasākuma rīkošanas datums;
- pasākuma rīkošanas vieta;
- pasākuma rīkošanas mērķis;
- dalībnieku saraksts;
- materiālu un preču (no attaisnojuma dokumentiem) izlietojums
Uzņēmums, kas ir pievienotās vērtības nodokļa un uzņēmuma ienākuma nodokļa maksātājs, ievēro šādas nodokļa prasības:
-no budžeta maksājamās nodokļa summas kā priekšnodoklis nav atskaitāmi 40% no samaksātā nodokļa par reprezentācijas nolūkiem iegādātajām precēm un saņemtajiem pakalpojumiem, kas saistīti ar pieņemšanu un maltīšu rīkošanu, kā arī apliekamo personu reprezentējošu priekšmetu izgatavošanu;
- ja reprezentācijas izdevumi, arī 40% no samaksātā pievienotās vērtības nodokļa, kas no budžetā maksājamās nodokļa summas nav atskaitāmi kā priekšnodoklis, uzņēmuma finansu grāmatvedībā ir uzrādīti izmaksās un tādējādi ir ietverti gada pārskata peļņas vai zaudējumu aprēķinā, tad, aprēķinot uzņēmuma apliekamo ienākumu, apliekamais ienākums ir jāpalielina par 40% no reprezentācijas izdevumiem.