Ну и что, что не отнесена в смету? В договоре, по идее, должно быть это оговорено, более того, это совершенно нормальная практика в наши дни. С пропуском все кисло - самый правильный вариант - включить в его з/п и обложить налогами. Иначе пусть изворачивается и доказывает связь с хоз. деятельностью

Самый правильный вариант для кого? Для фиников? Фирма строительная. У неё же могут быть намерения строить/ремонтировать в Юрмале. Это и подтвердить, думаю, можно договором о намерениях - он ни к чему не обязывает. А потом -ну, не срослось...

А Вам не приходило в голову, что для заключения "договора о намерениях" и осмотра предполагаемого места строительства хватило бы и пары-тройки разовых пропусков за 1 лат?

Самый правильный - исходя из законодательства и сути сделки. Если вдруг окажется, что директор в Юрмале проживать изволил, а объектов юрмальских так и не будет, как милого заставят налоги заплатить. Пропуск-то для фирм не такой уж и дешевый (особенно если их деятельность не связана с этим городом). Вывод - не надо наглеть, хчешь пропуск за счет фирмы - начисли себе в з/п и налоги заплати. Если уж очень не хочется - можно на дебиторскую повесить как задолженность учредителя перед фирмой и потом (когда-нибудь) из дивидендов погасить.

Если в Юрмале проживать изволить - пропуск,вроде как, бесплатно полагается. А если пропуск совесть не позволяет списать в расходы фирмы, думаю, не стоит вообще голову морочить - вообще не надо нигде эти расходы проводить.