Компенсация расходов работника

Работник использует для хоз.нужд фирмы личный а/м(срочный вызов клиента и пр.)В конце месяца фирма компенсирует расходы работника на топливо, согласно путевому листу. Вопрос: нужно ли требовать от работника чеки на бензин или достаточно путевого листа и заявления работника, ведь в принципе он заправляет а/м для личных нужд и только по необходимости ездит по делам фирмы? А если без чеков, то по какой цене расчитывать расход топлива, по данным предоставленным работником? Ув.коллеги поделитесь пожалуйста опытом.Заранее спасибо.

Чеки нужны обязательно. Согласно правилам №219 от 28.05.02 п.7.2.4. работнику возмещаются расходы за горючее, исходя из

- утвержденного руководителем маршрута и километража

- необходимого количества горючего соответствующей марки

- квитанций и чеков от АЗС, подтверждающих упомянутые расходы

Спасибо,Тt. Но мне кажется,что данные правила больше относятся к командировкам и деловым поездкам,когда заранее можно определить маршрут, киллометраж и расход топлива. А если работник срочно выехал по вызову на своем а/м и у него уже и так полный бак(2дня назад заправлялся для себя, а ему чек не нужен был). Не будет же он сливать то топливо, чтобы заправиться для нужд фирмы и получить чек. Конечно нет, потратит свое. Проедит для нужд фирмы 50-60 км и поедит по своим делам. Получается, что он должен предоставлять ВСЕ свои чеки, а мне делать выборку в соответствии с путевым листом?

А нельзя ли заключить с работником договор аренды и ежемесячно за аренду выплачивать ему фиксированную сумму?

Получается, что он потраченый бензин должен заправить и чек предоставить Вам. Потратил 20 литров, заправил, чек Вам (да еще и с реквизитами Вашей фирмы). А на основании чего он пользуется своей машиной в служебных целях? Есть договор аренды?

Так пусть сохранит чек, когда следующий раз будет заправляться. По нему и выплатите.

В любом случае, это рабочая поездка.

Amuil.Есть распоряжение руководитнля, что работник может использовать личный а/м в особых случаях (срочный вызов к клиенту)и фирма обязуется компенсировать потраченный бензин. Такая ситуация может быть 3-5 раз в месяц и это трудно предугадать. И если компенсируем, то уже оплаченные расходы. Пожалуй, пусть собирает чеки и приносит на фирму.

Вообще то очень интересно, Ваш директор разрешает Вашему работнику, пользоваться его же транспортом, но в рабочих целях. Это еще вопрос , кто кому разрешить должен Вы работнику или работник Вам. Но в любом случае получается Вы используете чужое имущество и должен быть договор аренды.

А если за каждое использование платить фиксированную сумму, или оплата каждой поездки сильно отличается друг от друга? Это сколько же бухгалтеру возни -

- утвержденного руководителем маршрута и километража

- необходимого количества горючего соответствующей марки

- квитанций и чеков от АЗС, подтверждающих упомянутые расходы.

Согласна, что договор должен быть. Но тогда работнику нужно регистрировать хоз.деятельность, а он не горит желанием. Да и суммы компенсации смешные 3-5 лат.

Сделайте хотя бы договор безвозмездного пользования. Все же лучше, чем ничего.

Фиксированную сумму платить не получается, ведь все зависит от того, сколько километров в месяц он проедит. В январе 50, а может в следующем месяце будет 0.

А доначислять к з/пл 5,00 за каждый срочный вызов, не упомяная машину, не выгодно из-за налогов?

Tt,договор безвозмездного пользования не годится, так как машина используется совместно (фирмой и самим работником для личных целей)...Договор без.польз.подразумевает передачу транспортного средства фирме на опред. срок (согласно договору).

Насчёт чека согласна, только вот куда деть разницу:по чеку 50литров оприходовано, списала по путевому 40л, а где 10 л? В баке?А тут и инвентаризация подоспела.К примеру.Удержать по заявлению работника?

Так списали бы все 50 литров. Делов то на 4 лата. Все равно вы их никогда не отинвентаризуете. Датчик в автомобиле показывает плюс-минус трамвайная остановка. И вообще,чтобы что-то мерить и эти измерения были достоверны надо пользоваться верифицированными приборами.

А лучше всего считать, что работник первый раз залил бензин сам. Потом только подливает использованное. Поэтому весь бензин, который куплен уже использован.

Так поступают все солидные фирмы, сдающие машины в аренду. Дают машину с полным баком м вернуть надо с полным. И никакой инвентаризации.