Лимиты на телефон и топливо

Еще раз хочу подчеркнуть, что по образованию не бухгалтер. Но часто сталкиваюсь с ньюансами.

Вопрос такой:

Есть информация, что на начало года нужно составлять список лимитов каждому работнику, кому оплачивается телефон и/или топливо чуть ли не в виде ПРИКАЗА. Т.е. по каждому работнику лимит по месяцам и за год общеее для работника и общая сумма по списку.

Скажите пожалуйста, нужен ли такой документ, если да, то какими нормативными актами это регламентируется. И обязательно ли его составлять в форме приказа. Возможно вполне достаточно бумаги, утвержденной начальством (т.к. лимиты по тому-то и тому-то на 2006. год, внизу подпись составителя, сверху, что начальник утверждает, ну и чтобы совсем хорошо было, то предусмотреть возможность подписи об ознакомлении).