Биедриба - начало

Я совсем не бухгалтер, потому мои вопросы покажутся многим весьма наивными, но всё же - мне просто некому их задать, поэтому я здесь

Имеется некая новоучрежденная биедриба и желает организовать, допустим, семинар, в рамках своих биедрибских целей.
Расходы на проведение - канцелярские, кофе-с-булочкой, аренда помещения, аренда машины для доставки участников к помещению, бензин для этой машины и еще сколько-нибудь надо заплатить ну например швейцару на входе.
Расходы планируется покрывать, частично - собирая деньги с участников, частично - из средств биедрибы (членских взносов и пожертвований).

Расскажите по буквам, как мне лучше и проще собрать деньги с людей (они их налом принесут, скорее всего) и занести на счет биедрибы? Тоесть, как это всё оформить? И какие подтверждающие документы просить от магазина канц-товаров, булочной, арендодателей, заправки и швейцара (частного лица)?

Пока у биедрибы есть только счет в банке, и не планируется никаких кассовых аппаратов или чего-то такого...