Архив предприятия

Добрый день всем

Grāmatvedības likums
29. pants. Papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvēršana elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē

(1) Uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu (turpmāk — oriģinālais dokuments) pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē.

(2) Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

1) ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība šā likuma 28. pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;

2) ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;

3) pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu;

4) pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

На предприятии разрабатываем методику (кто отвечает - где хранятся - у кого доступ и тд). Все входящие бумажные документы (счета - чеки- накладные) сканируем pdf и храним на сервере. Сам бумажный документ уничтожаем через шредер согласно методике. Правильно понимаю?

Если есть подпись контрагента, отсканированная просто в pdf не будет иметь той же самой юридической силы.

Почему? Есть вот такой материал https://www.vid.gov.lv/lv/media/20748/download?attachment 36 страница

Слишком узко смотрите на 36 страницу.

Ant_lv если можете то объясните пожалуйста что не так

Skenēti dokumenti, kas nav parakstīt ar drošu elektronisko parakstu, ir dokumenti bez juridiska spēka. Līdz ar to tiem ir tikai informatīva vērtība. Atvasinājumus (kopijas, norakstus, izrakstus) no šādiem dokumentiem gatavot nedrīkst, jo pēc būtības tā būtu dokumentu viltošana.

Ieskenētus dokumentus var drukāt, ja tas ir nepieciešams, tos var apstiprināt, uz tiem var rakstīt rezolūciju, bet no tiem nedrīkst gatavot atvasinājumu.

Iepriekš minētais izriet no Dokumentu juridiskā spēka likuma 5. un 6.panta. Proti, 5.pantā noteikts, ka dokumentam ir jābūt pašrocīgi parakstītam (personiskais paraksts, kas papīra dokumentā atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, nenodrošina dokumenta juridisko spēku). Savukārt likuma 6.pantā noteikts, ka dokumenta atvasinājumam ir juridisks spēks tikai tad, ja attiecīgā dokumenta oriģinālam ir juridisks spēks.

Пример из практики, отправили VID сканированные документы Kopija pareiza с подписью Valde. Сказали, нам нужны только оригиналы, где есть подписи другой стороны. Проверяли законность сделок

Annaeglite, 24.01.2025 19:21Ant_lv если можете то объясните пожалуйста что не так

Откат в точности описал мою мысль. Заверять копии надо по закону о юридической силе, а не просто сканировать и складировать виртуально.