Хранение эл.документов

Добрый день,

Сразу скажу, что в ноябре буду смотреть вебинар по этой теме, но на данный момент хотела спросить про хранение электронных документов.
Предположим, клиент выписывает в системе накладные или присылает нам свои счета/накладные + счета и накладные от поставщика, как их правильно хранить в эл.виде?
То есть, распечатывая мы пишем проводку, дату и номер проводки. А как быть с PDF? Может кто-то может рассказать из свего опыта.
Столкнулись с тем, что из-за интернет торговли в месяц могут приходить по 1000+ счетов он некоторых фирм и просто критически долго расписывать и все печатать.
Заранее спасибо.

Я храню под названием документа Имя, Номер, Дата и Номер проводки. Но если в месяц 1k+, то я бы посмотрел ПО для этого.

Во-первых, проводки писать не обязательно. Во-вторых, если какой-то реквизит нельзя сделать в электронном документе, его делать не надо. В-третьих, я делаю почти как Откат.

Ant_lv, 29.10.2021 13:37Во-первых, проводки писать не обязательно. Во-вторых, если какой-то реквизит нельзя сделать в электронном документе, его делать не надо. В-третьих, я делаю почти как Откат.

Можно узнать,когда конкретно отменили проводки и пункт закона, еще в 2019 году меня чуть не оштрафовали, что где то проводка не была написана. А номера из программы не требовали

Уже с 2003 года пункт 15 из 585 правил говорит, что хватает номера из проги за глаза. Потом в 2011 году сформулировали так, что и номер из проги нужен только на бумажный документ.

Интересно было бы почитать, чем бы штраф обосновали. Скорее всего самым обтекаемым - непонятно третьему квалифицированному лицу...

Правила Кабинета министров от 21.10.2003 N 585 (ред. от 19.11.2019)
"Правила о ведении и организации бухгалтерского учета"
(с изм., вступающими в силу с 22.11.2019)
16. При осуществлении проводки на оправдательных документах и внесении записей в регистры бухгалтерского учета указываются коды счетов.

По-моему это дополнительный пункт на случай, если уж пишете проводки на документе, то пишите их не от балды, а по главной книге и кодам принятым на предприятии. А если и не написали, то не написали.

Это всё, если толковать по смыслу. Мое мнение может не совпадать с мнением других участников форума.

Ant_lv, 11.11.2021 22:11По-моему это дополнительный пункт на случай, если уж пишете проводки на документе, то пишите их не от балды, а по главной книге и кодам принятым на предприятии. А если и не написали, то не написали.

Это всё, если толковать по смыслу. Мое мнение может не совпадать с мнением других участников форума.

Согласна. Потому что есть еще один пункт

15. Norādījumu par to, kura grāmatvedības konta kredītā un kura konta debetā ierakstāma saimnieciskā darījuma summa (iegrāmatojums), izdara rakstiski uz papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta vai iekšēja attaisnojuma dokumenta, kas sagatavots, pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu kopsavilkuma datiem, vai nodrošina šī iegrāmatojuma atšifrējumu, ja iegrāmatojumu veic elektroniski, un atbilstoši šim iegrāmatojumam izdara ierakstus attiecīgajos kontos.

(Grozīts ar MK 02.08.2011. noteikumiem Nr. 589; MK 11.07.2017. noteikumiem Nr. 409)

Добрый день,

Уже поднимала этот вопрос, но всё же... так и не понимаю.
Мы печатаем кучу документов (счета, накладные), проводим, пишем проводки, дату и номер проводки.
Я правильно понимаю, что теперь можно просто этот документ хранить в эл.виде и без всех этих проводок? Или как? То есть, если я из программы выгружу список со всеми вход.документами и их проводками и буду держать вместе с эл.документами, то это окей? не понимаю, как быть с проводками и всей этой писаниной на документах. Хочется избавиться от этих гор бумаги.

таки проводки можете не писать и на бумажном носителе. Документы нужно перевести в электронный вид так, что бы он сохранил юридическую силу.

Otkat, 05.01.2022 18:57таки проводки можете не писать и на бумажном носителе. Документы нужно перевести в электронный вид так, что бы он сохранил юридическую силу.

То есть, я могу вообще ничего на счетах не писать, сохранять на ПК, облаке и все? В PDF?

Например, 1) вам пришел счет от LMT в PDF, его печатать не обязательно, можно сохранить на компе. 2) вам пришел товар, подпись того кто отдал, и подпись того кто принял. Если вы этот документ перенесете в pdf, то юридическая сила подписей утратит силу

Otkat, 06.01.2022 00:11Например, 1) вам пришел счет от LMT в PDF, его печатать не обязательно, можно сохранить на компе. 2) вам пришел товар, подпись того кто отдал, и подпись того кто принял. Если вы этот документ перенесете в pdf, то юридическая сила подписей утратит силу

Окей, спасибо. Тут более менее понятно.
А вот до сих пор так и не понимаю, надо ли писать проводки и номер проводки... Одни бухгалтеры утверждают, что надо (иначе штраф), другие же говорят, что вообще ничего не пишут, кроме номера самой проводки. 😐

Nikka, 06.01.2022 09:56А вот до сих пор так и не понимаю, надо ли писать проводки и номер проводки... Одни бухгалтеры утверждают, что надо (иначе штраф), другие же говорят, что вообще ничего не пишут, кроме номера самой проводки

Давно уже не обязательно

Albina, 06.01.2022 10:02

Nikka, 06.01.2022 09:56А вот до сих пор так и не понимаю, надо ли писать проводки и номер проводки... Одни бухгалтеры утверждают, что надо (иначе штраф), другие же говорят, что вообще ничего не пишут, кроме номера самой проводки

Давно уже не обязательно

Всё, последний вопрос, резюмируя. То есть, если мне приходит эл.пдф, где говорится, что счет составлен эл. и действует без подписи, я просто могу его провести и сохранить на ПК, и не надо печатать и проводки ставить?
А в случае накладной (с подписями), иметь оригинал + могу просто провести и написать номер проводки? Не надо все этих Д/К расписывать?

Nikka, 06.01.2022 09:56Одни бухгалтеры утверждают, что надо (иначе штраф), другие же говорят, что вообще ничего не пишут, кроме номера самой проводки.

Дело вкуса. Я пишу. Мне так наглядно видно, что я этот документ завела в прогу. А то только начнёшь что-то заводить, как тебя уже отвлекли и ты всё...выпала из цепочки действий.. 😆

еще есть e-paraksts, никто не отменял хранить копии подписанные ответственным лицом в электронном виде, оригиналы хранить при этом нужно. Например, собрание учредителей для GP, я лично делаю IZRAKSTS, и подписывает его только член правления.
Лично я, все храню в электронном виде)) От ревидента, до налоговой - практически всегда нужны эл. документы (сканы и тд).

Otkat, 06.01.2022 15:14еще есть e-paraksts, никто не отменял хранить копии подписанные ответственным лицом в электронном виде, оригиналы хранить при этом нужно

При желании можно извращаться до papīra veidā izveidotā dokumenta elektroniskais atvasinājums.

Otkat, 06.01.2022 15:14Лично я, все храню в электронном виде)) От ревидента, до налоговой - практически всегда нужны эл. документы (сканы и тд).

Ну так это просто незаверенные копии получаются. А не электронный документ. Как ксероксом. 🙂

Sletla, 06.01.2022 12:53

Nikka, 06.01.2022 09:56Одни бухгалтеры утверждают, что надо (иначе штраф), другие же говорят, что вообще ничего не пишут, кроме номера самой проводки.

Дело вкуса. Я пишу. Мне так наглядно видно, что я этот документ завела в прогу. А то только начнёшь что-то заводить, как тебя уже отвлекли и ты всё...выпала из цепочки действий.. 😆

Просто у нас много клиентов с пачками счетов за месяц, прописывать проводки уже просто невозможно. Можно круглосуточно сидеть с ними 🙁

Nikka, 06.01.2022 20:38Просто у нас много клиентов с пачками счетов за месяц, прописывать проводки уже просто невозможно. Можно круглосуточно сидеть с ними

Кстати, да.. хорошая тема. А как Вы их отмечаете, что завели в прогу?

Sletla, 07.01.2022 11:05А как Вы их отмечаете, что завели в прогу?

Список документов с проводками можно, наверно, из любой программы распечатать?