Datu valsts inspekcija (DVI) 2026. gada 10. novembrī publicētajā skaidrojumā norāda, ka sapulces ierakstīšana, pārvēršana tekstā un kopsavilkuma sagatavošana ar mākslīgā intelekta (MI) palīgu ir personas datu apstrāde, ja sarunā ir informācija par identificētām vai identificējamām personām. Rīks jāizvērtē katrai organizācijai, kas to lieto.

Kā norāda DVI, arī tad, ja audioieraksts netiek saglabāts, personas dati var palikt atšifrējumā un kopsavilkumā. Organizācijai jāizvērtē MI rīka atbilstība personas datu aizsardzības prasībām un jānodrošina prasībām atbilstoša tā izmantošana. Inspekcija atgādina, ka MI palīga ērtums neatceļ organizācijas atbildību par personas datu aizsardzību.

Kas mainās

Normatīvie akti nemainās: tas ir DVI skaidrojums, kurā inspekcija atsaucas uz Datu regulas pantiem. Fizisko personu datu apstrādes likumā par datu regulu dēvēta Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula). Atzinumu, ka sarunas ierakstīšana, pārvēršana tekstā un kopsavilkuma sagatavošana ir personas datu apstrāde, ja sarunā ir informācija par identificētām vai identificējamām personām, DVI pamato ar Datu regulas 4. panta 1. un 2. punktu.

DVI skaidro, ka publiski pieejama pakalpojuma un organizācijas vajadzībām nodrošināta risinājuma datu apstrādes nosacījumi var atšķirties. Rīka izmantošana jāizvērtē un dalībnieki jāinformē, pirms rīku pieslēdz sapulcei.

Dalībniekus var informēt, piemēram, sapulces uzaicinājumā vai organizācijas iekšējos dokumentos. Ja nepieciešamā informācija jau ir sniegta un apstrādes nosacījumi nav mainījušies, atkārtoti tā nav jāsniedz, norāda DVI.

Kam tas attiecas

Skaidrojums attiecas uz katru organizāciju, kas sapulcēs izmanto MI rīkus, lai pierakstītu teikto, sagatavotu kopsavilkumu vai apkopotu uzdevumus. DVI piemērā uzņēmuma lietvede tiešsaistes sapulcei pieslēdz MI palīgu, kamēr kolēģi apspriež klientu sūdzības, minot klientu vārdus un konkrētus apstākļus.

Arī grāmatvedības uzņēmumiem skaidrojums jāņem vērā jebkurā sapulcē, kurā izmanto MI palīgu, ja sarunā ir informācija par identificētām vai identificējamām personām, piemēram, apspriežot klientus.

Kas jādara grāmatvedim

  • Pirms MI rīka pieslēgšanas sapulcei noskaidrojiet, kur tas glabā sapulču datus, kam tie pieejami, cik ilgi tos saglabā un vai tos izmanto arī citiem nolūkiem, piemēram, MI pilnveidošanai (Datu regulas 24., 25. un 32. pants).
  • Nosakiet, kurus MI rīkus darbinieki drīkst izmantot sapulcēs un kādā kārtībā tie lietojami (Datu regulas 24., 25. un 32. pants).
  • Nosakiet apstrādes nolūku un tiesisko pamatu un izvērtējiet nepieciešamo datu apjomu, piemēram, vai sapulces mērķim nepieciešams pilns atšifrējums vai pietiek ar lēmumu un uzdevumu apkopojumu (Datu regulas 5. panta 1. punkta „b” un „c” apakšpunkts un 6. panta 1. punkts).
  • Informējiet sapulces dalībniekus par viņu personas datu apstrādi ar MI palīgu, piemēram, sapulces uzaicinājumā vai iekšējos dokumentos (Datu regulas 12. un 13. pants).
  • Pārbaudiet MI sagatavoto kopsavilkumu, jo MI var kļūdaini piedēvēt izteikumu citai personai vai neprecīzi atspoguļot teikto (Datu regulas 5. panta 1. punkta „d” apakšpunkts).

Avoti