Kvalitatīva grāmatvedība nav tikai rēķinu ievadīšana un atskaišu iesniegšana Valsts ieņēmumu dienestam. Tā palīdz uzņēmuma vadībai saprast patieso finanšu situāciju, laikus pamanīt riskus un pieņemt pamatotus lēmumus.
Tomēr ikdienas steigā uzņēmēji mēdz pieļaut kļūdas, kas sākumā šķiet nebūtiskas. Neievadīts čeks, nepareizi norādīts darījuma datums vai personīgo un uzņēmuma izdevumu sajaukšana var radīt problēmas vēlāk - īpaši nodokļu pārbaudes laikā.
Turpinājumā apkopotas septiņas biežākās grāmatvedības kļūdas un praktiski padomi, kā no tām izvairīties.
1. Personīgo un uzņēmuma izdevumu sajaukšana
Viena no izplatītākajām kļūdām ir uzņēmuma bankas kartes izmantošana personīgiem pirkumiem. Atsevišķs privāts maksājums pats par sevi var nešķist būtisks, taču regulāri šādi darījumi sarežģī uzskaiti un var radīt jautājumus par izdevumu saistību ar saimniecisko darbību.
Uzņēmumam vēlams izmantot atsevišķu bankas kontu un maksājumu karti. Ja privāts pirkums tomēr veikts no uzņēmuma līdzekļiem, tas jānorāda grāmatvedim un korekti jāiegrāmato.
Tas pats attiecas uz degvielu, telefona rēķiniem, komandējumiem un mājas biroja izmaksām. Ne katrs izdevums, kas netieši saistīts ar uzņēmēju, automātiski kļūst par uzņēmuma saimnieciskās darbības izdevumu.
2. Dokumentu iesniegšana ar lielu kavēšanos
Grāmatvedis nevar sagatavot precīzus pārskatus, ja dokumenti tiek iesniegti vairākus mēnešus pēc darījuma. Kavēšanās rada risku nokavēt deklarāciju termiņus, nepareizi aprēķināt nodokļus vai pazaudēt dokumentus.
Praktisks risinājums ir noteikt vienu konkrētu dienu nedēļā, kad visi čeki, rēķini un bankas dokumenti tiek nosūtīti grāmatvedībai. Vēl ērtāk ir izmantot digitālu dokumentu aprites sistēmu, kurā rēķinus iespējams augšupielādēt uzreiz pēc saņemšanas.
Svarīgi arī pārbaudīt, vai dokumentā norādīti visi nepieciešamie rekvizīti. Ar bankas maksājuma izdruku vien ne vienmēr pietiek, lai izdevumu korekti pamatotu.
3. Nepareizs darījuma datums
Uzņēmēji dažkārt pieņem, ka darījuma datums vienmēr ir diena, kad veikts maksājums. Tomēr grāmatvedībā būtisks var būt rēķina izrakstīšanas, preces piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums.
Tas īpaši svarīgi ir PVN uzskaitē un darījumos pārskata periodu beigās. Nepareizi noteikts datums var ietekmēt konkrētā mēneša vai gada rezultātus.
Ja pakalpojums saņemts decembrī, bet rēķins apmaksāts janvārī, izmaksas ne vienmēr attiecināmas uz janvāri. Šādos gadījumos svarīgi savlaicīgi konsultēties ar grāmatvedi, nevis izvēlēties ērtāko datumu.
4. Ārvalstu digitālo pakalpojumu nepareiza uzskaite
Uzņēmumi arvien biežāk iegādājas reklāmas, programmatūru, mākoņpakalpojumus, domēnus, abonementus un citus digitālos pakalpojumus no ārvalstu uzņēmumiem.
Šādiem darījumiem var būt atšķirīga PVN piemērošanas kārtība. Būtiski ir noskaidrot pakalpojuma sniedzēja valsti, juridisko statusu, PVN numuru un darījuma vietu.
Īpaša uzmanība jāpievērš maksājumiem platformām, kuru juridiskais operators reģistrēts citā valstī nekā pati tīmekļa vietne. Tas var attiekties uz reklāmas tīkliem, straumēšanas servisiem, finanšu tehnoloģiju uzņēmumiem un regulētām izklaides platformām, piemēram, ārzemju kazino.
Grāmatvedībai svarīgs ir nevis vietnes nosaukums vai nozare, bet gan tas, kam faktiski veikts maksājums, kur uzņēmums reģistrēts un kāds pakalpojums saņemts.
5. Avansa maksājumu iegrāmatošana kā tūlītējas izmaksas
Ja uzņēmums samaksā par pakalpojumu vairākus mēnešus uz priekšu, visa summa ne vienmēr uzreiz uzskatāma par konkrētā mēneša izmaksām.
Piemēram, ja decembrī tiek apmaksāts gada programmatūras abonements, izmaksas var būt jāsadala pa nākamajiem divpadsmit mēnešiem. Pretējā gadījumā viena mēneša vai gada finanšu rezultāts var tikt mākslīgi samazināts.
Tas pats attiecas uz apdrošināšanu, telpu nomu, hostingu, licencēm un citiem ilgāka perioda pakalpojumiem.
6. Debitoru parādu nekontrolēšana
Izrakstīts rēķins vēl nenozīmē, ka uzņēmums naudu ir saņēmis. Ja klientu parādi netiek regulāri pārskatīti, uzņēmumam var rasties naudas plūsmas problēmas pat tad, ja peļņas rādītāji izskatās labi.
Ieteicams vismaz reizi mēnesī sagatavot neapmaksāto rēķinu sarakstu un sadalīt parādus pēc kavējuma ilguma. Rēķiniem, kuru apmaksas termiņš tuvojas, var nosūtīt automātisku atgādinājumu.
Jo ilgāk parāds paliek neapmaksāts, jo mazāka ir iespēja to pilnībā atgūt. Tāpēc parādu piedziņu nevajadzētu atlikt līdz gada beigām.
7. Grāmatvedības datu neizmantošana vadības lēmumos
Daudzi uzņēmumi grāmatvedību uztver tikai kā obligātu administratīvu funkciju. Tomēr finanšu dati var palīdzēt noteikt ienesīgākos pakalpojumus, kontrolēt izmaksas un plānot nākamos ieguldījumus.
Uzņēmuma vadībai būtu regulāri jāseko vismaz šādiem rādītājiem:
- apgrozījumam un bruto peļņai;
- naudas atlikumam;
- debitoru un kreditoru parādiem;
- nodokļu saistībām;
- regulārajām mēneša izmaksām;
- peļņai pa projektiem vai darbības virzieniem.
Ja vadītājs finanšu pārskatus redz tikai reizi gadā, problēmas bieži tiek pamanītas pārāk vēlu.
Grāmatvedības kārtība sākas ar ikdienas paradumiem
Lielākā daļa grāmatvedības problēmu nerodas sarežģītu nodokļu shēmu dēļ. Tās sākas ar pavisam vienkāršām lietām - pazaudētu čeku, nepareizi noformētu rēķinu vai novēlotu informācijas nodošanu.
Sakārtota dokumentu aprite, atsevišķs uzņēmuma konts un regulāra finanšu datu pārskatīšana būtiski samazina riskus. Savukārt neskaidros gadījumos drošāk ir konsultēties ar grāmatvedi pirms darījuma, nevis mēģināt labot kļūdu pēc deklarācijas iesniegšanas.
Grāmatvedība kļūst vērtīga tad, kad tā ne tikai atspoguļo pagātni, bet arī palīdz uzņēmumam plānot nākotni.
